Om WCT Verktyg
WCT Verktyg grundades 1984 i Karlstad och är idag en av de ledande leverantörerna till verkstadsindustrin i Värmland och norra Dalsland. Fokus ligger på skärande bearbetning och mätteknik: verktyg för fräsning, svarvning, hålbearbetning och gängning, hållande verktyg, mätutrustning och skärvätskor.
WCT är återförsäljare för några av branschens starkaste varumärken, bland dem Seco Tools, Gühring, Mitutoyo och Cimcool. Bolaget ingår i Matenco Group, en industrikoncern som förvärvar och utvecklar svenska små och medelstora industriföretag.
Det som skiljer WCT från en katalogförsäljare är den personliga servicen. Med gedigen teknisk erfarenhet arbetar de tillsammans med kunder och leverantörer för att lösa problemen i produktionen. Det är den kompetensen kunderna kommer tillbaka för.
Utmaningen
En verktygsorder ser enkel ut. I praktiken kommer den in i många former: ett mejl med några rader fritext, en PDF ur kundens eget affärssystem, en beställning med kundens egna artikelnummer eller en som hänvisar till samma som förra gången. Varje rad ska översättas till rätt artikel i Pyramid, med rätt pris och rätt leveransvillkor.
Det är också där felen uppstår. Ett artikelnummer med en siffra fel ger ett verktyg i fel dimension. Ett pris som inte stämmer med kundens avtal märks först på fakturan. En kvantitet som inte går jämnt upp med förpackningen blir en restnotering eller ett samtal i efterhand. Ingen av detaljerna är svår, men alla kräver att någon tittar efter.
När samma personer både ska ge teknisk rådgivning ute hos kunderna och hålla ordning på orderingången är det orderingången som tar tiden. Och den kan inte vänta — verkstaden som beställer har ofta en maskin som ska köras.
Vad Stina gör
- Tar emot order — läser order som kommer in per mejl, som PDF eller som fritext, och tolkar vad kunden faktiskt beställer.
- Artikelmatchning — kopplar orderraden till rätt artikel i Pyramid, även när kunden använder sitt eget artikelnummer eller leverantörens beteckning.
- Avvikelsekontroll — stämmer av pris mot kundens avtal, kontrollerar kvantitet, förpackning, leveransadress och önskat datum, och fångar artiklar som är okända eller inte längre aktiva.
- Registrering i Pyramid — lägger upp ordern med rätt kund, artiklar, antal, pris och leveransvillkor.
- Eskalering — det som avviker registreras inte på chans. Stina lämnar det vidare till rätt person med underlaget samlat och avvikelsen tydligt beskriven.
- Spårbarhet — varje order och varje kontroll loggas, så att det i efterhand går att se vad Stina gjorde och varför.
Pyramid står kvar där det står
WCT kör Pyramid Hybrid Cloud, den version av Pyramid som installeras på bolagets egen server. De flesta AI-verktyg förutsätter ett affärssystem i molnet med ett färdigt API, och ett lokalt installerat system blir då lämnat utanför.
Stina arbetar i stället genom vårt eget REST-API mot Pyramid. Hon läser och skriver i samma affärssystem som resten av bolaget, mot WCT:s egen installation. Ingen data har flyttats, inget nytt system har införts och ingen på kontoret har behövt lära sig ett nytt gränssnitt.
Vad Stina får registrera själv och vad som alltid ska till en människa har WCT bestämt. När en regel behöver ändras är det en ändrad instruktion, inte ett utvecklingsprojekt.
Det WCT räknar med
- Order registreras löpande — i takt med att de kommer in, inte när någon får en lucka mellan kundbesöken.
- Färre fel som når kunden — avvikelser fångas när ordern kommer in, inte på följesedeln eller fakturan.
- Samma kontroll varje gång — oavsett hur många order som kommer in eller vem som är på plats.
- Mer tid för teknisk rådgivning — säljarna kan lägga tiden hos kunderna i stället för på orderinmatning.
- Utrymme att växa — fler order kräver inte fler timmar administration.
Nästa steg
Stina har precis börjat, och orderingången är första processen. När den sitter går samma arbetssätt att lägga på orderbekräftelser, svar på frågor om saldo och leveranstid och bevakning av inköpen mot leverantörerna — process för process, i den takt WCT vill.