Fråga en produktionschef vad hen gjorde i förrgår. Svaret blir sällan det som stod i kalendern.

Dagen skulle börja med planeringsgenomgången och sedan fortsätta med kapacitetsplaneringen för hösten. I stället gick den åt till frågor. Var ligger materialet till order 45120? Vilken revision gäller på den här ritningen? Hur ställde vi maskinen förra gången vi körde den här artikeln? Får jag använda den andra plåten om den första är slut? Har kunden godkänt ändringen?

Var och en tar två minuter. Tillsammans tar de halva dagen. Och det är inte frågorna som är problemet, det är att de kommer i en följd som gör kvalificerat arbete omöjligt att komma in i.

Frågorna är förutsägbara

Det som ser ut som ett myller är i praktiken fyra typer av frågor, och de återkommer varje dag i varje tillverkande bolag.

Typ av fråga Exempel Var svaret finns
Var finns det? Material, verktyg, fixtur, batch, pall Affärssystemet, lagerplatsen
Hur gör man? Ställ, verktygsbyte, packinstruktion, mätmetod Arbetsinstruktion, manual, en kollegas huvud
Vad gäller? Ritningsrevision, toleranser, kvalitetskrav, avvikelsehantering Ritningsarkiv, kvalitetsrutiner
Vad är status? Order, inleverans, efterföljande operation, kundens leveransdatum Affärssystemet

Nästan inget av det kräver en produktionschefs omdöme. Det kräver bara att någon vet var man tittar.

Svaren finns redan, men inte där de behövs

I ett bolag som kör Monitor, Garp, Pyramid eller något annat affärssystem finns svaret på statusfrågorna redan i systemet. Instruktionerna finns i kvalitetsledningssystemet eller i en pärm vid stationen. Maskinmanualen finns på en server. Erfarenheten från förra körningen finns hos den som körde den.

Ändå går operatören till chefen. Det är rationellt: att lämna maskinen, leta i pärmen och sedan söka vidare i affärssystemet tar tio minuter, medan chefen svarar på tjugo sekunder. Så länge chefen är billigare att fråga än systemet är att söka i, kommer chefen att bli frågad.

Det är den ekvationen som går att vända.

En kollega på skärmen

En digital medarbetare kan sitta på en pekskärm vid linjen, i beredningen eller vid packbordet. Operatören skriver eller pratar, och får svar på det språk hen själv använder. Bakom skärmen finns två saker.

Det ena är verksamhetens eget material: arbetsinstruktioner, ställrutiner, maskinmanualer, kvalitetskrav, skyddsföreskrifter, tidigare avvikelser och de rutiner som annars bara finns inarbetade hos några få.

Det andra är en levande koppling till affärssystemet. Order, artiklar, strukturer, operationer, lagerplatser, saldon och leveransdatum hämtas när frågan ställs, inte ur en kopia som är en vecka gammal.

Det gör att en fråga som “vad ska jag köra efter den här?” kan besvaras med den faktiska körplanen, och att “hur ställer jag in den för artikel 4471?” kan besvaras med ställinstruktionen plus en notering om vad som gick fel senast.

Lika viktigt är vad som händer när svaret inte finns. Då gissar den inte. Den säger att underlaget saknas, noterar frågan och skickar den vidare till rätt person.

Vad den inte gör

En digital produktionschef tar inte över chefskapet. Prioritering mellan kunder, beslut om att avvika från ett kvalitetskrav, bemanning, arbetsmiljöfrågor och allt som handlar om människor ligger kvar hos en människa. Det ska det göra.

Det den tar över är avbrotten. Skillnaden mellan en produktionschef som får svara på fyrtio frågor om dagen och en som får svara på fem är inte att den senare bryr sig mindre. Det är att trettiofem av frågorna hade ett svar som redan fanns nedskrivet.

Vad som förändras

Produktionschefen får sammanhängande tid. Kapacitetsplanering, leverantörsdialog, förbättringsarbete och utveckling av personalen är arbete som kräver mer än sju minuter i sträck. Det är också det arbete som alltid skjuts upp först.

Kvällen och natten får samma svar som dagen. På skiftet när ingen chef är på plats är alternativet idag att gissa, vänta till morgonen eller ringa någon hemma. Ingen av de tre är bra.

Nyanställda kommer in snabbare. Frågor man inte vill ställa en tredje gång går bra att ställa en skärm. Det gäller även den som inte har svenska som förstaspråk, vilket i många produktioner är en betydande del av personalstyrkan.

Ni får en karta över var instruktionerna brister. Varje fråga loggas. Efter en månad syns det svart på vitt vilka moment som genererar flest frågor, och vilka instruktioner som är otydliga eller inaktuella. Det underlaget har ingen haft tidigare.

Börja med en station

Lärdomen från robotiseringen gäller här också. Ingen verkstad blev robotiserad genom ett beslut om att bli robotiserad. Man satte en robot på en station, mätte utfallet och tog nästa när den första bar sig. Mer om det mönstret finns i Svensk industri har automatiserat i 150 år.

Samma sak här. Välj ett arbetsområde, sätt upp en skärm och utgå från de tio frågor som produktionschefen får oftast. Mät två saker: hur många frågor skärmen besvarade och hur många som gick vidare till en människa. Kvoten mellan dem säger allt om ifall nästa station är värd att ta.

Vad en digital medarbetare är och hur den kopplas mot ert affärssystem beskrivs på sidorna om plattformen och integrationer. Hur andra tillverkande bolag har gjort finns under kundcase.

Undrar ni var det skulle ge mest hos er? Börja med att räkna frågorna en vanlig tisdag. Hör av er när ni vet siffran.