Om Wiklunds Verktyg
Wiklunds Verktyg har sålt verktyg till svensk tillverkningsindustri sedan 1990. Från lagret i Jordbro går leveranser direkt till slutkunder i hela landet — inom stål, fordon och verkstad, men också flyg, medicinteknik, bioteknik och telekom.
Sortimentet är brett: skärande verktyg och hållande verktyg i över hundratusen artiklar, plus specialverktyg som stegborrar, fräsar och brotschar som tillverkas efter kundens egna ritningar. Bakom sortimentet står namn som Sumitomo, InovaTools, Rego-Fix, Yamawa, Magafor och Mitutoyo — leverantörer i Japan, Tyskland, Schweiz, Frankrike, Spanien och USA.
Bolaget är litet i antal och stort i åtagande. Ett tiotal personer, varav flera är tekniska säljare ute hos kund. Målet på hemsidan är enkelt formulerat: att kunderna alltid ska ha rätt verktyg till det arbete som ska göras.
Utmaningen
En verktygsgrossist tillverkar ingenting själv. Det som säljs är inte skäret — samma skär går att köpa på flera håll. Det som säljs är att verktyget finns när maskinen står och väntar.
Och kedjan är lång. En kundorder på ett beställningsverktyg blir en inköpsorder till en tillverkare i Japan eller Tyskland. Där ligger den, med ett bekräftat datum som ibland stämmer och ibland glider. Blir den sen blir kundordern sen — men bara om ingen upptäcker det i tid.
Problemet är sällan att någon slarvar. Problemet är att kopplingen mellan inköpsorder och försäljningsorder inte syns av sig själv. Att veta att en leverans är försenad är en sak. Att veta vilken kund som drabbas, och hur illa, är en annan — och den frågan kräver att någon sitter och jämför två listor manuellt.
Med hundratusen artiklar, leverantörer i sex länder och tio personer på företaget kan den bevakningen inte bygga på att någon hinner.
Vad Laila gör
- Inköp — omvandlar behov till inköpsorder mot rätt leverantör, med rätt artikel, kvantitet och önskat datum.
- Orderuppföljning mot leverantör — bevakar varje lagd order tills den är bekräftad och levererad, i stället för att en obesvarad beställning tyst blir liggande.
- Förseningskontroll — stämmer löpande av bekräftade och beräknade leveransdatum mot det som utlovats, och upptäcker glidningen när den uppstår.
- Materialuppföljning — håller koll på vad som är på väg in, vad som saknas och vad som är reserverat.
- Leverantörsdialog — hör av sig till leverantören för besked, påminner om obekräftade order och följer upp svaren.
- Jämförelse mot försäljningsorder — kopplar varje försenad inköpsorder till de kundorder som hänger på den, så att konsekvensen syns direkt.
- Avisering — larmar när en kundleverans riskerar att spricka, medan det fortfarande går att göra något åt det.
Från upptäckt i efterhand till förvarning
Laila arbetar direkt i Garp, samma affärssystem som resten av bolaget. Inga nya gränssnitt att lära sig, ingen parallell lista vid sidan av — bevakningen sker där inköps- och försäljningsordern redan finns.
Skillnaden Laila gör är inte att inköpen blir mindre arbete. Den är att förseningen upptäcks vid fel tillfälle en gång mindre.
Utan bevakning märks en försening oftast den dag godset skulle ha kommit — eller senare, när kunden ringer. Då återstår bara att beklaga. Med bevakning märks samma försening när leverantören bekräftar ett datum som ligger fel, och då finns fortfarande handlingsutrymme: ringa leverantören, dela leveransen, ta en artikel ur lager, erbjuda ett alternativ eller helt enkelt ge kunden besked i tid.
Ett besked två veckor i förväg är service. Samma besked på leveransdagen är en reklamation.
Effekten
- Förvarning i stället för efterklokhet — hotade kundleveranser flaggas medan det fortfarande finns alternativ.
- Inga tysta order — obekräftade inköpsorder följs upp automatiskt i stället för att glömmas bort.
- Konsekvensen syns direkt — varje leverantörsförsening är kopplad till kundordern bakom.
- Säljarna kan vara hos kund — bevakningen sköts oavsett vem som är på kontoret.
- Leveranslöftet håller — det som skiljer en grossist från nästa blir mindre beroende av tur.
Nästa steg
Inköp och leveransbevakning var första processen. Samma arbetssätt går att lägga på offertförfrågningar mot leverantörer, avvikelser vid inleverans och matchning av leverantörsfakturor — process för process, i den takt verksamheten vill.