Om COVAL
COVAL är ett franskt industriföretag som utvecklar och tillverkar vakuumkomponenter och vakuumsystem för industriell automation — vakuumpumpar, sugkoppar, gripdon och de lösningar som låter robotar och maskiner lyfta, flytta och hålla detaljer i produktionen. Bolaget kallar sig själva ”vacuum managers”.
Kunderna finns inom förpackning, fordonsindustri, plast, livsmedel och många andra branscher där automationen behöver greppa något. COVAL säljer genom egna dotterbolag och distributörer i flera länder, vilket gör orderflödet internationellt från första raden.
Utmaningen
En order till COVAL kan komma från en maskinbyggare i Frankrike, en integratör i Tyskland, en distributör i Italien eller ett dotterbolag på andra sidan Atlanten. Den kan vara skriven på franska, engelska, tyska, spanska eller italienska, komma som PDF ur kundens eget system eller som några rader i ett mejl — och den ska bli en korrekt kundorder i Sylob.
Varje order behöver läsas och förstås: vilka artiklar kunden faktiskt menar, i vilka antal, till vilken leveransadress och till vilket pris. Prislistor, rabatter och villkor skiljer sig mellan länder och kundgrupper, och ett pris som inte stämmer märks annars först när fakturan går ut eller kunden hör av sig.
Arbetet landar hos ett orderteam som samtidigt ska svara kunderna, samordna med produktion och lager och hålla ihop leveranserna. När ordervolymen växer och fler marknader tillkommer är det inmatningen och kontrollerna som äter tiden.
Vad Alexandra gör
- Orderanalys — går igenom inkommande order och deras innehåll, oavsett om de kommer som mejl, PDF eller fritext, och oavsett språk.
- Prisverifiering och bekräftelse — kontrollerar och bekräftar priserna mot kundens prislista och villkor innan något registreras.
- Orderregistrering i Sylob — lägger upp kundordern i affärssystemet med rätt kund, artiklar, antal, pris och leveransuppgifter.
- Kommunikation kring order — underlättar dialogen kring ordrarna och hjälper till att reda ut frågor, på det språk kunden använder.
- Stöd till teamet — hjälper kollegorna i den dagliga orderhanteringen och lämnar vidare det som kräver ett mänskligt beslut med underlaget samlat.
Sylob, språken och länderna
COVAL kör Sylob, ett franskt affärssystem byggt för tillverkande industri. Alexandra arbetar direkt mot Sylob — hon läser kunder, artiklar och priser och registrerar ordern i samma system som resten av bolaget. Ingen data har flyttats, inget nytt gränssnitt har införts och ordern ser likadan ut i systemet som om en kollega hade lagt in den.
Språket är inget hinder. Alexandra läser en order på tyska lika väl som en på franska, förstår att ”Saugnapf”, ”ventosa” och ”suction cup” kan peka på samma artikel och kopplar raden till rätt artikelnummer i Sylob. Svaret till kunden skrivs på kundens eget språk.
Samma noggrannhet gäller oavsett land. Prislista, valuta och villkor hämtas för just den kunden, och det som avviker registreras inte på chans. Då går ordern vidare till rätt person i teamet, med avvikelsen beskriven.
Effekten
- Order registreras löpande — i takt med att de kommer in, från alla marknader och på alla språk.
- Rätt pris från början — prisavvikelser fångas när ordern kommer in, inte på fakturan.
- Samma kontroll i varje land — oavsett vem som är på plats eller vilket språk ordern är skriven på.
- Mer tid för kunderna — teamet kan lägga tiden på dialog och leveranser i stället för inmatning.
- Utrymme att växa — nya marknader och fler order kräver inte fler timmar administration.
Nästa steg
Orderhanteringen är första processen. Samma arbetssätt går att lägga på orderbekräftelser, leveransbesked och frågor om orderstatus — process för process, i den takt COVAL vill.