Om CE Produkter
CE Produkter i Unnaryd tillverkar textila fiberapplikationer — material som gör möbler mjuka, dämpar ljud, renar luft och isolerar. Bolaget startades 1996 med idén att ta tillbaka kundernas tillverkningsspill och arbeta upp det till nya produkter med nya egenskaper. Rötterna går längre tillbaka än så: släkten Ekman har tillverkat vadd sedan 1939, och bolaget drivs idag av fjärde generationen.
Produkterna består till stor del av polyesterfiber från återvunna PET-flaskor. Ur den råvaran kommer ljudabsorbenter till ventilations-, värmepumps- och byggindustri, stoppningsmaterial till möbel- och sängtillverkare, filtermedia där luft ska renas, isolering och material till formpressning. Egna varumärken som Recofelt, Soundfelt® och Airfelt säljs i Skandinavien och vidare ut i världen.
Det gemensamma för nästan allt som lämnar fabriken är att det inte finns någon hyllvara. Materialet sätts samman efter kundens behov: densitet, tjocklek, mått, färg och ytskikt varierar, och konfektioneringen sker på eget skärbord så att kunden kan montera direkt i sin egen produktion.
Utmaningen
När varje kund har sitt eget material blir orderregistreringen svårare än den ser ut. En inkommande order är sällan ett artikelnummer och ett antal. Den är en beställning som refererar till kundens egen benämning, en tidigare leverans, en ritning eller en överenskommen specifikation — och den ska översättas till rätt artikel i Garp, med rätt mått, rätt densitet och rätt förpackning.
Ovanpå det ligger avropen. Återkommande kunder beställer mot ramavtal och avtalade priser, ofta i jämn takt och i stor volym. Varje sådan rad är enkel i sig. Tillsammans blir de en ström som aldrig tar slut och som alltid går före allt annat — för tills ordern är registrerad och bekräftad kan produktionen inte planera den.
Arbetet landar hos personer som samtidigt ska föra den tekniska dialogen med kunderna om material och produktutveckling. Det är den dialogen som skapar affärerna. Orderregistreringen är det som äter timmarna.
Vad Alison gör
- Inkommande order och avrop — läser order som kommer in per mejl, i PDF eller som fritext, och tolkar vad kunden faktiskt beställer.
- Artikelmatchning — kopplar orderraden till rätt artikel i Garp utifrån specifikation, kundens egen benämning och tidigare leveranser.
- Registrering i Garp — lägger upp ordern med rätt kvantitet, mått, pris, leveransadress och önskat datum.
- Kvalitetssäkring — stämmer av pris och villkor mot avtal och orderhistorik, och stannar upp vid det som avviker i stället för att gissa.
- Orderbekräftelser — bekräftar samma dag, med rätt uppgifter och rätt leveranstid.
- Kundfrågor — besvarar återkommande frågor om orderstatus och leveranstid utan att någon behöver leta i systemet.
- Uppföljning — bevakar öppna order och flaggar det som riskerar att glida till rätt person i tid.
Tolkningen är arbetet
Alison arbetar direkt i Garp, samma affärssystem som resten av bolaget. Inget nytt gränssnitt, ingen integration att förvalta vid sidan av och ingen förändring av hur ordern ser ut när den kommer in från kunden.
Det som gör skillnad är att hon gör tolkningsarbetet varje gång, med samma noggrannhet. En order där kunden skrivit sitt eget artikelnamn i stället för CE:s, en tjocklek som avviker från förra gången eller ett pris som inte stämmer med avtalet — det är precis de detaljerna som blir dyra när de upptäcks först i produktionen.
Det Alison inte är säker på registrerar hon inte. Då lämnar hon vidare till en människa med underlaget samlat, i stället för att lägga en order som någon får rätta i efterhand.
Effekten
- Snabbare besked — order bekräftas samma dag, inte när någon får en lucka.
- Rätt artikel från början — färre fel som upptäcks först vid tillskärning eller leverans.
- Produktionen får underlaget tidigare — registreringen är inte längre flaskhalsen före planeringen.
- Mer tid till material och kunddialog — teknisk rådgivning och produktutveckling i stället för orderinmatning.
- Utrymme att växa — fler avrop kräver inte fler timmar administration.
Nästa steg
Orderregistreringen var första processen. Samma arbetssätt går att lägga på offertsvar, leveransbevakning och avvikelser vid inleverans — process för process, i den takt verksamheten vill.