Om Bruzaholms Bruk
AB Bruzaholms Bruk är ett av Sveriges äldsta industriföretag. 1660 fick länsmannen Nils Pädhersson privilegium att anlägga en hammarsmedja vid Brusaån. Sedan 1950-talet är inriktningen slit- och värmebeständigt gjutgods, och sedan 1991 ingår bruket i den privatägda Cellwoodgruppen. Idag arbetar ett 65-tal personer från 17 nationer i Bruzaholm.
Produkterna sitter där slitaget är som värst. Slitdelar i den egna legeringen BZ95™, med en hårdhet på 650 HB, går till Europas ledande tillverkare av asfalt- och betongblandare. Värmebeständiga rosterstavar och plattor i krombaserade legeringar klarar upp till 1 150 °C i biobränsle- och avfallspannor. Därtill levereras slitgods till gruv-, kross- och cementindustri.
Det är en verksamhet där kunden räknar med att delen finns när produktionen står stilla. Bruzaholms mäter sin leveransprecision, OTIF, till 98,3 procent över tolv månader. Den siffran bärs upp av allt som händer före leveransen — inklusive administrationen.
Utmaningen
Order kommer in i alla former: mejl på flera språk, återkommande avrop på slitdelar, förfrågningar om leveranstid mitt i ett produktionsstopp hos kunden. Varje order ska tolkas, matchas mot rätt artikel och legering, registreras i Monitor ERP och bekräftas till kunden. Därefter ska den bevakas hela vägen fram till leverans.
Arbetet är inte svårt. Det är repetitivt, ständigt pågående och omöjligt att lägga åt sidan — och det landar hos samma personer som ska föra den tekniska dialogen med kunderna. Vid hög belastning, semester eller frånvaro är kön av obekräftade order det första som växer.
Vad Sussie gör
- Inkommande order — läser order och avrop, tolkar innehållet och matchar mot rätt artikel, legering och kundavtal innan de registreras i Monitor ERP.
- Kvalitetssäkring — stämmer av pris, kvantitet, leveransadress och villkor mot avtal och orderhistorik, och stannar upp vid det som avviker.
- Orderbekräftelser — bekräftar samma dag, med rätt uppgifter och rätt leveranstid, på kundens språk.
- Kundfrågor — besvarar återkommande frågor om orderstatus, leveranstid och restnoteringar utan att någon behöver leta i systemet.
- Uppföljning — bevakar öppna order, ser vad som riskerar att glida och flaggar det till rätt person i tid.
- Leveransbesked — håller kunden uppdaterad löpande, i stället för att kunden ska behöva höra av sig.
Varför en digital medarbetare — inte ännu ett system
Sussie är inte ett nytt gränssnitt att logga in i. Hon arbetar i de system Bruzaholms redan använder, med samma rutiner som en ny kollega hade fått lära sig. Allt hon gör loggas och går att följa upp i efterhand, och det som kräver ett omdöme lämnar hon vidare till en människa.
För ett bolag av den här storleken, utan egen IT-avdelning, var det avgörande. Ingen ny plattform att förvalta, ingen migrering och ingen omställning av hur arbetet faktiskt utförs.
Effekten
- Snabbare besked — order bekräftas samma dag, inte när någon får en lucka.
- Jämn kvalitet — samma kontroller varje gång, oavsett belastning eller frånvaro.
- Färre avbrott — säljarna blir inte avbrutna av statusfrågor som redan är besvarade.
- Mer tid till kunderna — teknisk dialog och affärer i stället för orderregistrering.
- Utrymme att växa — fler order kräver inte fler timmar administration.
Nästa steg
Orderhanteringen var första steget. Samma arbetssätt går att lägga på offertsvar, avvikelser vid mottagen leverans och uppföljning mot fraktbolag — process för process, i den takt verksamheten vill.