Integration · Affärssystem

Digital medarbetare för Visma Administration

En digital medarbetare som arbetar direkt i Visma Administration — tar fram inköpsunderlag, lägger inköpsordrar, följer upp ordererkännanden och registrerar inleveranser. Ni byter inte system. De manuella stegen slutar bara hända.

← Integrationer

  • TillgängligIntegrationen är i produktion idag
  • Inköp förstInköpsflödet är det vi kopplat på och kör skarpt
  • Per kontoEra uppgifter lagras separat och delas aldrig

Visma Administration är ett affärssystem som många mindre tillverkare, grossister och handelsbolag byggt sin verksamhet kring under lång tid. Det är stabilt och beprövat — men det är också ett äldre system som de flesta AI-verktyg inte når. Därför fortsätter arbetet i det att vara handpåläggning: samma uppslag, samma inmatning, samma uppföljning, varje dag.

En digital medarbetare kopplas till er installation och utför de stegen åt er. Den ersätter inte systemet och kräver ingen migrering — och den är inte beroende av att ni först byter till något molnbaserat.

Vi började med inköp, för att det är där mest tid går förlorad: behov som upptäcks för sent, ordrar som läggs när någon hinner och ordererkännanden som ingen hinner stämma av.

Varför den här integrationen

Vad ni får ut av den

Inget systembyte

Visma Administration står kvar precis som idag. Ingen migrering, inga parallella register och ingen omskolning av teamet.

Byggd för inköpsflödet

Från upptäckt behov till registrerad inleverans — hela kedjan, inte bara ett uppslag i artikelregistret.

Läser och skriver

Medarbetaren skapar och uppdaterar poster i Visma Administration — inte bara läser ut data. Det är där tiden faktiskt sparas.

Full spårbarhet

Varje åtgärd loggas: vad medarbetaren försökte göra, vilka uppgifter den använde och vad systemet svarade.

Funktion

Vad den gör i Visma Administration

Det här är de flöden som är i drift idag. Behöver ni något som inte står här bygger vi det utifrån ert behov.

Inköpsbehov — bevakar saldon, beställningspunkter och kundorder och flaggar vad som behöver köpas in.

Inköpsordrar — tar fram underlag och lägger order mot rätt leverantör enligt era regler.

Ordererkännanden — läser leverantörens svar, jämför pris, antal och datum mot ordern.

Leveransbevakning — uppdaterar leveransdatum och påminner leverantören när något är sent.

Inleveranser — registrerar mottaget gods och matchar mot inköpsordern.

Artikel- och leverantörsdata — slår upp artiklar, priser, villkor och tidigare inköpshistorik.

Flödet

Från upptäckt behov till registrerad inleverans

Så här ser ett typiskt inköp ut när en digital medarbetare sköter det.

Kommer in

  • Lagerbehov
  • Kundorder
  • Leverantörssvar via e-post

Digital medarbetare

Tar fram underlaget, väljer leverantör enligt era regler, skickar ordern och stämmer av svaret — och eskalerar till en människa när pris, datum eller antal avviker.

Hamnar i Visma Administration

  • Inköpsorder
  • Uppdaterat leveransdatum
  • Inleverans

Vem märker skillnaden

Vad det innebär för olika delar av verksamheten

En integration är sällan intressant i sig. Det här är vad den faktiskt ändrar för dem som arbetar i Visma Administration varje dag.

Inköp

Inköp som går i tid

Behov fångas när de uppstår, inte när någon hinner titta. Ordrar läggs mot rätt leverantör och ordererkännanden stäms av utan att någon läser varje mejl.

Lager och produktion

Färre överraskningar

Sena leveranser syns innan de blir ett produktionsstopp, och inleveranser registreras direkt i stället för att ligga på en hög.

Ledning och IT

Ingen ny plattform att förvalta

Visma Administration står kvar. IT sätter upp åtkomsten en gång och bestämmer omfattningen — sedan finns varje åtgärd loggad och spårbar.

Kom igång

Så kopplar ni på den

Uppsättningen är en engångsinsats. Räkna med dagar, inte veckor — förutsatt att ni vet vilket flöde ni vill börja med.

  1. Vi går igenom inköpsflödet

    Ett samtal där ni beskriver hur inköp sköts manuellt idag: vem beslutar, vilka regler gäller och var det brukar gå fel. Vi säger ärligt vad medarbetaren inte kommer att klara.

  2. Ni ger åtkomst till Visma Administration

    En engångsuppsättning mot er installation, med de behörigheter medarbetaren behöver — inte mer. Uppgifterna lagras krypterat och per konto.

  3. Vi konfigurerar medarbetaren

    Vi bygger flödet mot er uppsättning och era inköpsregler, och testar det mot verkliga fall ur er egen vardag.

  4. Ni godkänner innan skarp drift

    Medarbetaren körs först med er som granskare — ni ser varje inköpsorder innan den går iväg. När ni känner er trygga släpper ni på den fullt ut.

Säkerhet

Åtkomst, loggning och ansvar

Åtkomsten till Visma Administration sätts upp en gång och lagras per kund. Era uppgifter delas aldrig mellan konton och används aldrig utanför de åtgärder era digitala medarbetare är konfigurerade att utföra.

Alla åtgärder går genom vår jobbkö — fullt loggade, granskningsbara och sökbara. Går något fel ser ni exakt vad medarbetaren försökte göra och vad systemet svarade, så att felet går att åtgärda i stället för att gissas bort.

Ni sätter också gränserna för inköp: vilka leverantörer som är tillåtna, vilka belopp som får gå igenom automatiskt och vad som alltid ska granskas av en människa.

Kör ni Visma Administration?

Berätta hur inköpen sköts hos er idag. Vi visar hur det skulle se ut med en digital medarbetare — mot er egen uppsättning.

Boka ett samtal